ITツール導入前に整理しておくべきこと

「新しいツールを入れたのに、業務が楽にならなかった」という話をよく聞きます。ツールの問題ではなく、ツールを入れる前の業務設計が不十分だったことが原因であることがほとんどです。ツールは業務の問題を解決しません。業務の設計が先にあって、それを支援するためにツールがあります。

「何が非効率か」を言語化する ¶

ツール導入の前に、まず「何が非効率か」を具体的に言語化することが必要です。「なんとなく時間がかかっている」では、どのツールが適切かを判断できません。「月次の売上集計に毎回4時間かかっている。その原因は、各部門からExcelファイルを収集して手動で統合しているからだ」という粒度まで落とし込んで初めて、解決策の選択肢が見えてきます。

この言語化の作業を省略してツールを選ぶと、「高機能だが使われないツール」が生まれます。新潟県内の中小企業でも、よく見られるのは、大企業向けに設計された多機能ツールを導入したものの、現場の担当者が使いこなせず、結局以前のExcel運用に戻ってしまうケースです。

ツール選定の三つの基準 ¶

ツールを選ぶ際に当事務所が実際のプロジェクトで使っている基準は三つです。一つ目は「現場の担当者が一人で使えるか」です。管理者だけが使えるツールは、現場の業務を変えません。二つ目は「既存の業務フローの何割を変えずに済むか」です。ツール導入に合わせて業務フローを大幅に変えると、導入コストが跳ね上がります。三つ目は「データが外に出せるか」です。将来的に別のツールに移行する際に、データを持ち出せない設計になっているツールは、長期的なリスクになります。

導入後の定着を設計する ¶

ツールの導入は、使い始めた日ではなく、現場に定着した日に完了します。定着のために必要なのは、マニュアルよりも「最初の2週間、誰が現場の質問に答えるか」という体制です。

導入後1ヶ月は、週に一度、現場担当者から「使っていて困ったこと」を収集する場を設けることをお勧めします。この場が機能していると、小さな問題が大きな問題になる前に対処できます。ツールの定着率は、導入後の最初の1ヶ月の運用でほぼ決まります。

ツール選定に迷っている場合は、スポットセッションで業務の現状を整理することから始めることをお勧めします。サービスの詳細と料金はサービスページでご確認いただけます。